NOTICE SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

OFINA accorde une grande importance à la protection de votre vie privée.

OFINA, société anonyme dont le siège social se situe au 93, Rue Dumont D’Urville à Papeete (98 713) est responsable du traitement de vos données personnelles. Le présent document a pour objet de vous informer de la manière dont nous utilisons et protégeons vos données personnelles, ainsi que des raisons pour lesquelles nous traitons ces données.

Il s’applique uniformément à tous les produits et services d’OFINA, étant précisé que des informations complémentaires pourront vous être communiquées si nécessaire lorsque vous souscrivez un produit ou un service en particulier.

 

1. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES TRAITONS-NOUS ?

Nous collectons et utilisons uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires dans le cadre de notre activité pour vous proposer des produits et services personnalisés et de qualité.

Nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles auprès de vous, notamment :

• informations d’identification et de contact (nom, prénom, lieu et date de naissance, photo, numéros de carte d’identité et de passeport, adresse postale et électronique, numéro de téléphone, sexe, âge ou signature) ;

• données d’identification et d’authentification notamment lors de l’utilisation des services de banque en ligne (logs techniques, traces informatiques, informations sur la sécurité et l’utilisation du terminal, adresse IP) ;

• données fiscales (numéro fiscal, statut fiscal, pays de résidence) ;

• situation familiale (statut marital, régime matrimonial, nombre d’enfants) ;

• informations relatives à la formation et à l’emploi (niveau d’étude, emploi, nom de l’employeur, rémunération) ;

• informations bancaires, financières et données transactionnelles (coordonnées bancaires, numéro de carte, données relatives aux transactions, y compris informations sur les virements, profil d’investisseur, valeur de vos actifs) ;

• données relatives à vos habitudes et préférences :

- données liées à l’utilisation des produits et services souscrits en relation avec les données bancaires, financières et transactionnelles ;

- données relatives aux interactions avec nous : dans notre Agence (comptes rendus de contact), sur notre site Internet, sur nos applications, sur nos pages, sur les réseaux sociaux, lors des entretiens et conversations téléphoniques ou visio, dans les courriers électroniques) ;

• images de vidéosurveillance ;

• données nécessaires à lutte contre le surendettement.

Sauf si la législation nous l’impose, nous ne traitons jamais celles relatives à vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, votre religion, vos convictions philosophiques ou l’appartenance syndicale, au traitement des données génétiques, votre vie sexuelle ou orientation sexuelle.

Les données que nous utilisons peuvent être collectées directement auprès de vous ou obtenues des sources suivantes, dans le but de vérifier ou d’enrichir nos bases de données :

• publications/ bases de données rendues accessibles par les autorités officielles (Journal officiel) ;

• nos entreprises clientes ou fournisseurs de services ;

• tiers tels que les organismes de renseignements commerciaux, de lutte contre la fraude, en conformité avec la réglementation en matière de protection des données ;

• sites Internet/ pages de réseaux sociaux contenant des informations que vous avez rendues publiques et bases de données rendues publiques par des tiers.

 

Concernant l’utilisation des Cookies sur notre site internet :

 

L'utilisateur est informé, que lors de ses visites sur le site, un cookie peut s'installer automatiquement sur son équipement et être conservé temporairement en mémoire ou sur son disque dur.

Le cookie est un bloc de données qui ne permet pas d'identifier l'utilisateur mais sert à enregistrer des informations relatives à la navigation de celui-ci sur le site. L'utilisation de ces cookies a pour finalité de procéder à des analyses de fréquentation, mesures d'audience etc.… afin d'améliorer la qualité du site.

L'utilisateur du site reconnaît avoir été informé de cette pratique et autorise OFINA à l'employer.

Le paramétrage de logiciel de navigation permet d'informer de la présence du cookie et éventuellement de la refuser, de la manière suivante :
Exemple : si vous naviguez sur Internet avec le navigateur " Internet Explorer 5 (Microsoft) " : cliquez sur la barre de menu " outils ", puis sur " Options Internet ", puis sur " Sécurité ", puis sur " Personnalisez le niveau de sécurité " dans la rubrique " Cookies ", choisissez " demandez " ou " désactivez " pour les deux options proposées. 

L'utilisateur pourra désactiver et supprimer ce cookie par l'intermédiaire des paramètres figurant au sein de son logiciel de navigation

 

2. CAS PARTICULIERS DE COLLECTE DE DONNÉES, NOTAMMENT COLLECTE INDIRECTE

OFINA peut collecter des informations vous concernant bien que vous ne soyez pas client d’OFINA.

La liste ci-dessous (non exhaustive) constitue des exemples de données personnelles collectées par OFINA auprès de personnes non clientes, telles que :

• prospects, garants, mandataires ;

• représentants légaux, mandataires sociaux et personnes habilitées d’une personne morale cliente d’OFINA ;

• bénéficiaires effectifs et actionnaires d’une personne morale cliente d’OFINA ;

• donneurs d’ordres ou bénéficiaires lors de transactions faites en relation avec un client d’OFINA ;

• employés de nos prestataires.

 

3. POURQUOI ET SELON QUELLES BASES DE TRAITEMENT UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

a. Pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires

Nous utilisons vos données personnelles pour nous acquitter de différentes obligations légales et réglementaires, parmi lesquelles :

• la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ;

• la conformité à la législation applicable en matière de sanctions internationales et d’embargos ;

• la lutte contre la fraude fiscale, le respect des obligations en matière de contrôle fiscal et de déclaration ;

• le respect des réglementations bancaires et financières en vertu desquelles nous devons notamment :

- évaluer votre solvabilité financière ;

- prévenir les impayés ;

- respecter notre devoir de conseil, par exemple en matière d’assurance- vie ;

- contrôler et déclarer les risques auxquels l’établissement pourrait être exposé ;

• les réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires dûment autorisées.

 

b. Pour exécuter un contrat conclu avec vous ou vous fournir des informations pré contractuelles

Nous utilisons vos données personnelles pour conclure et exécuter nos contrats y compris pour :

• vous fournir des informations relatives à nos produits et services ;

• vous assister lors de demandes de souscription ;

• la souscription (notamment par signature électronique ou par téléphone) des produits et services distribués par OFINA ;

• dans le cadre de la gestion de la relation client notamment :

- gestion et exécution des produits et services ;

- évaluation de vos besoins et de vos connaissances

- la sécurité des services de paiement que vous utilisez ;

 

c. Pour servir nos intérêts légitimes

Nous utilisons vos données personnelles pour mettre en place et développer nos produits ou services, optimiser notre gestion du risque et défendre nos intérêts en justice, y compris à des fins de

• preuve de transactions ou d’opérations ;

• gestion informatique y compris gestion de l’infrastructure (par exemple, plateformes d’échanges) et continuité des activités y compris la sécurité des personnes ;

• prévention de la fraude et des abus (mesures de sécurité, contrôle de transactions inhabituelles) ;

• recouvrement ;

• création de modèles statistiques, sur la base de l’analyse de vos transactions, afin de définir votre note de risque de crédit ;

• établissement de tests, pour la recherche et développement, dans le but d’optimiser la gestion du risque d’OFINA ou d’améliorer notre offre ;

• personnalisation des offres commerciales d’OFINA :

- en améliorant la qualité des produits ou services

- en vous proposant des produits ou services correspondant à votre situation et à votre profil tels que nous le définissons.

Ces propositions commerciales peuvent être réalisées grâce à :

• l’analyse de vos habitudes et préférences sur les différents canaux (visites dans notre agence, courrier électronique, visites de notre site Internet, etc.) ;

• la transmission de vos données à un prestataire d’OFINA notamment si vous êtes – ou êtes amené à devenir – client de cette autre société (par exemple OSB prestataire monétique) ;

• l’adaptation de l’offre de produits ou services compte tenu des produits ou services que vous détenez ou utilisez déjà et des données que nous détenons (par exemple : nous pouvons identifier que vous effectuez des transactions à titre professionnel, mais que vous n’êtes pas muni de carte professionnelle ;

• en contrôlant les transactions pour identifier celles qui semblent inhabituelles (par exemple, un montant important débité de votre compte carte).

 

d. Pour respecter votre choix lorsque nous demandons votre consentement pour un traitement en particulier

Dans certains cas, le consentement est nécessaire pour traiter vos données, par exemple :

• lorsque les finalités décrites ci-dessus donnent lieu à une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques, vous concernant ou vous affectant de manière significative, nous vous informerons séparément de la raison sous-jacente ainsi que de l’importance et des conséquences prévues de ce traitement ;

• si nous procédons à un traitement, à des fins autres que celles décrites dans la Rubrique 3, nous vous en informerons et si nécessaire vous demanderons votre consentement.

 

4. À QUELLES CATÉGORIES D’ENTITÉS VOS DONNÉES PERSONNELLES POURRONT-ELLES ÊTRE DIVULGUÉES ?

Afin d’accomplir les finalités précitées, nous divulguons vos données personnelles uniquement aux :

• prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;

• autorités financières, judiciaires ou agences d’État, organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;

• certaines professions réglementées telles qu’avocats (en cas d’impayé), commissaires aux comptes.

 

5. TRANSFERT DE DONNÉES EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

En cas de transferts internationaux émanant de l’Espace économique européen (EEE) :

• si la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation, reconnaissant à ce pays un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui prévu par la législation de l’EEE, vos données personnelles seront transférées sur ce fondement ;

• si le niveau de protection n’a pas été reconnu comme équivalent par la Commission européenne, nous nous appuyons soit sur une dérogation applicable à la situation (par exemple : en cas de paiement à l’international, le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat), soit sur la mise en place d’une des garanties appropriées pour assurer la protection de vos données personnelles (clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, règles d’entreprises contraignantes).

Pour obtenir une copie de ces textes ou savoir comment y accéder, vous pouvez adresser une demande écrite de la manière indiquée dans la Rubrique 9.

 

6. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous conservons vos données personnelles pour la plus longue des durées nécessaires au respect des dispositions légales et réglementaires applicables ou une autre durée compte tenu des contraintes opérationnelles telles qu’une bonne tenue de compte, un management efficace de la relation clients et les réponses aux demandes en justice ou du régulateur.

S’agissant des clients, la majorité des informations sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle.

S’agissant des prospects, les informations sont conservées 3 ans (recommandation CNIL) à compter de leur collecte ou de notre dernier contact avec vous.

 

7. QUELS SONT VOS DROITS ET DE QUELLE MANIÈRE POUVEZ-VOUS LES EXERCER ?

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits, à savoir :

• Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles.

• Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence.

• Droit à l’effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation de traitement de vos données personnelles.

• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière.

Vous disposez du droit absolu de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale, y compris le profilage lié à cette prospection.

• Droit à la portabilité de vos données, quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible, techniquement, de les transférer à un tiers ;

• Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication de vos données personnelles, applicables après votre décès.

• Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

 

Vous pouvez exercer les droits listés ci-dessus, par courrier adressé à OFINA – A l’attention du Délégué à la Protection des Données – 1, rue Charles Peguy, Baie de l’Orphelinat 98 800 Nouméa – ou dpo@ofina.pf ou sur notre site au moyen d’un formulaire dédié (disponible sur notre site www.americanexpress.nc ) ou dans notre agence.

 

Conformément à la réglementation applicable, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente telle que la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) en France.

 

8. DE QUELLE MANIÈRE POUVEZ-VOUS PRENDRE CONNAISSANCE DES MODIFICATIONS APPORTÉES À CE DOCUMENT D’INFORMATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES ?

Dans un monde en constante évolution technologique, nous actualiserons régulièrement ce document d’information.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la dernière version de ce document sur nos sites et nous vous informerons de toute modification substantielle par le biais de nos sites ou par nos modes de communications habituels.

 

9. COMMENT NOUS CONTACTER ?

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles visée par le présent document, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données, 1, rue Charles Peguy, Baie de l’Orphelinat 98 800 Nouméa, NOUVELLE CALEDONIE, qui traitera votre demande.